Una nota de prensa debería tener un propósito sencillo: informar de manera clara, organizada y precisa. Sin embargo, algunas instituciones parecen haber convertido el envío de información a los medios de comunicación en una especie de prueba de inteligencia para periodistas y editores.
Hay comunicados que llegan tan mal estructurados que, antes de publicar una sola línea, hay que descifrarlos, reorganizarlos, buscar dónde está realmente la noticia y prácticamente reconstruirlos desde cero.
La noticia está ahí… pero hay que encontrarla
Uno abre el correo esperando encontrar rápidamente qué ocurrió, quiénes participaron, dónde sucedió y por qué es importante. Pero en algunos casos se encuentra con cinco o seis párrafos de discursos, agradecimientos, nombres, cargos y frases protocolares antes de descubrir finalmente cuál era la noticia.
El dato verdaderamente importante puede estar escondido en el sexto, séptimo o hasta último párrafo. Y entonces comienza el trabajo que perfectamente pudo haberse evitado con una nota de prensa correctamente redactada.
Hay que cambiar el título, crear una entrada, reorganizar párrafos, eliminar información innecesaria, explicar datos que llegaron sin contexto y, en ocasiones, hasta investigar por cuenta propia para entender exactamente qué quiso comunicar la institución.
Una nota de prensa no debería necesitar traducción
Las instituciones deben entender que una nota de prensa no es un discurso, tampoco un informe administrativo ni una recopilación de declaraciones. Es una herramienta de comunicación dirigida principalmente a periodistas y medios que trabajan bajo presión y con tiempos limitados.
Mientras más complicado sea encontrar la noticia dentro del comunicado, mayores serán las posibilidades de que simplemente no sea publicada.
También están aquellas notas cargadas de lenguaje técnico, burocrático o institucional que probablemente entienden perfectamente quienes trabajan dentro de la entidad, pero que resultan innecesariamente complicadas para cualquier lector fuera de ella.
Menos protocolo y más información
Otro problema frecuente es querer mencionar absolutamente a todo el mundo. Funcionarios, directores, subdirectores, encargados, coordinadores, invitados y representantes aparecen antes incluso de explicar qué ocurrió.
El resultado termina siendo un documento diseñado más para complacer internamente a quienes aparecen mencionados que para comunicar una información de interés público.
Y eso representa un error de enfoque. Si una institución quiere que sus informaciones tengan mayor presencia en los medios, debería facilitarles el trabajo, no complicárselo.
El periodista termina haciendo dos trabajos
Naturalmente, corresponde al periodista revisar, verificar, contextualizar y adaptar cualquier información antes de publicarla. Eso forma parte del oficio. Pero existe una diferencia enorme entre editar una nota y tener que rescatar una noticia enterrada dentro de un comunicado desorganizado.
En algunos casos, prácticamente hay que redactar nuevamente todo el contenido para convertirlo en algo entendible y publicable.
Paradójicamente, muchas instituciones cuentan con departamentos completos de comunicación, relaciones públicas y prensa. Precisamente por eso resulta difícil justificar que algunos comunicados lleguen a las redacciones sin una estructura periodística básica.
Informar bien también es respetar el tiempo de los medios
Una buena nota de prensa no necesita palabras rebuscadas ni diez párrafos para demostrar importancia. Necesita un buen titular, una entrada que explique inmediatamente qué ocurrió, datos concretos, contexto suficiente y declaraciones relevantes cuando realmente aporten algo.
Claridad, precisión y sencillez. No debería ser más complicado que eso.
Las instituciones quieren que sus actividades, proyectos y decisiones sean difundidos. Los medios necesitan información. La relación debería funcionar perfectamente. Pero para lograrlo también hace falta comprender algo elemental: el periodista debe trabajar la noticia, no adivinar dónde está escondida.
