Un problema importante para la mayoría de los profesionales es tener demasiado trabajo y no tener suficiente tiempo para hacerlo. La solución pasa por desarrollar habilidades para administrar el tiempo. Y para ser más productivos, debemos tener estrategias claras en donde debemos analizar detenidamente nuestras tareas diarias y aprender a priorizarlas, delegando cuando sea necesario.
Aquí os dejamos 9 maneras para lograr un flujo de trabajo más inteligente y efectivo, sin tener necesariamente que trabajar más duro.
- Delega lo que puedas y prioriza lo que realmente debes hacer
Delegar tareas que no deberías estar haciendo y que alguien más puede hacer, es uno de las mejores maneras de ser más productivo y eficiente. Haciéndolo, podrás asumir tus propias tareas por orden de prioridad. Si coordinas delegar tareas que no te corresponden y programas tus actividades de manera efectiva, podrás realizar más trabajo, más eficientemente y en menos tiempo.
- Ajusta las reuniones
Limita las reuniones a 30 minutos, con un resultado deseado específico. Si no crees que puedas cubrir todo en 30 minutos, entonces probablemente necesites más reuniones de 30 minutos con diferentes miembros de tu equipo que sepan lidiar con problemas específicos para obtener los resultados que deseas. Las reuniones largas, aburridas o irrelevantes no solo te roban tiempo, sino que son una piedra de tranca para la eficacia de la compañía.
- Contrata personas más inteligentes que tú
Contrata personas que sean más inteligentes que tú en áreas específicas, particularmente en aquellas áreas en las que sabes que tienes debilidades. Por lo general, los gerentes, propietarios o fundadores de empresas tratan de solucionar todo en todas las áreas y eso afecta directamente la eficiencia y la productividad de toda la empresa. Por eso, contrata gente talentosa y deja que ellos hagan lo que mejor saben hacer.
- Controla tus hábitos
Crear hábitos es la parte fácil. Si quieres trabajar más inteligentemente, entonces el secreto es controlar tus hábitos. Una buena regla empírica es forzarse a comprometerse con acciones positivas todos los días. No permitas que tu día te controle, sino al contrario, toma el control de tu día manteniendo hábitos que mejoren la gestión de tu tiempo, e incluso tus habilidades de comunicación.
- Haz una sola cosa a la vez
Casi todas las personas piensan que pueden lograr más, haciendo tantas cosas como sean posible y al mismo tiempo. Pero la verdad es que se puede ser mucho más productivo si se hace una sola cosa a la vez. Organiza tu día, haz una lista de tareas pendientes y concéntrate en la tarea más importante primero, y así sucesivamente.
- Reduce la velocidad
Esto puede sonar contraproducente, pero reducir la velocidad y pensar detenidamente en el enfoque de una situación te ayudará a identificar formas más eficientes de lograr la misma tarea o proyecto. Con tan solo pensar cinco o diez minutos antes de comenzar a desempeñar una tarea, podrás considerar los efectos dominó de tus acciones y así mejorar tu enfoque y resultado final.
- Aléjate de Internet
Al entrar a la oficina, debes empezar escribiendo tu lista de tareas para el día y empezar por lo más difícil. Mientras te concentras en tu trabajo, mantente lejos de internet hasta que todo esté listo. Esto te permitirá no distraerte con los correos electrónicos o redes sociales y así rendir el 100% en tus tareas. Esto te llevará a trabajar más rápido y con más precisión.
- Usa el poder colectivo de tu equipo
Si bien cada persona es responsable de su propio trabajo, alentar al equipo a trabajar de manera más inteligente considerando cómo se pueden combinar las fortalezas de cada persona para realizar el trabajo, puede tener excelentes resultados que se reflejan en la productividad de la empresa. Saber cómo cada miembro de la compañía puede trabajar más inteligentemente, en equipo, es esencial para un ambiente de trabajo positivo y eficiente y permite una resolución de problemas más impactante y acertada.
- Utiliza la tecnología para agilizar o automatizar el trabajo tedioso
Existen plataformas tecnológicas para casi todos los aspectos de la empresa: administración de proyectos, ventas, programación de interacción con el cliente, administración de empleados, etc. Es importante mantenerse abiertos a las nuevas tecnologías y abrazarlas. Muchas veces, la tecnología significa simplificar los esfuerzos y automatizar el trabajo tedioso, lo que libera tiempo para tareas más importantes y productivas.
Como ves, llevando a cabo solo pequeños cambios de hábitos y organizándote de manera adecuada, puedes lograr cambios que se reflejen positivamente en tu productividad y eficiencia, así como en la productividad de la compañía. Está demostrado que se puede trabajar más inteligentemente sin necesariamente tener que trabajar más duro, ¡así que, organízate y logra tus metas de productividad!
